⚡ En bref
ChantierFlow garde la mémoire de vos contrats d'entretien à votre place. Il retient l'échéance de chaque visite, vous la remet sous les yeux 45 jours avant, laisse votre client choisir son créneau en ligne, puis prépare l'attestation et la facture de la visite.
- Équipements suivis : chaudière, poêle ou insert, conduit de fumée, pompe à chaleur, climatisation, adoucisseur, VMC, borne de recharge, photovoltaïque, porte automatique, toiture
- Rappel : chaque visite revient 45 jours avant l'échéance sur votre page du jour et dans le récapitulatif du lundi, et une visite en retard reste dans la liste tant qu'elle n'est pas enregistrée
- Rendez-vous : jusqu'à six créneaux libres de votre planning, envoyés par SMS, WhatsApp ou e-mail ; votre client choisit le sien, sans créer de compte
- Documents : contrat à faire signer, attestation d'entretien, courrier de reconduction et carnet d'entretien, en PDF et pré-remplis, avec les caractéristiques de l'appareil lues sur une photo de sa plaque signalétique
- Inclus : dans l'abonnement à 22,50 € HT/mois, sans module en option, et ouvert dès l'essai gratuit de 15 devis sur 3 mois
🎯 Le problème : un contrat qui se tait pendant onze mois
Un contrat d'entretien signé en mars ne produit rien jusqu'en mars suivant. Entre les deux, il vit dans un carnet, un tableur ou une mémoire déjà bien remplie. La visite qui passe à la trappe, c'est un client qui finit par appeler quelqu'un d'autre, et un appareil qui n'est plus entretenu dans les délais.
C'est pourtant du chiffre d'affaires qui revient sans avoir à chercher un client. Encore faut-il s'en souvenir au bon moment, trouver une date qui convienne, remettre l'attestation dans les quinze jours et, avec un particulier, envoyer chaque année le courrier de reconduction. ChantierFlow prend ce suivi à sa charge ; la visite, elle, reste la vôtre.
📅 Ce que ChantierFlow fait pour chaque contrat
- Votre parc, repris sans ressaisie - Créez un contrat depuis une facture, depuis une intervention terminée ou directement sur l'écran des contrats. Partir d'une facture est le chemin prévu pour reprendre les appareils que vous suivez déjà
- L'échéance qui revient seule - 45 jours avant chaque visite, sur votre page du jour et dans le récapitulatif du lundi. Une visite enregistrée rouvre la période suivante à compter de sa date réelle
- Une date proposée en un geste - Un message déjà rédigé (SMS, WhatsApp ou e-mail) propose une date au client, ou un lien lui fait choisir parmi vos créneaux libres
- Le créneau choisi par le client - Jusqu'à six créneaux, sans compte à créer : le rendez-vous s'inscrit à votre planning et un e-mail vous prévient. Un créneau pris entre-temps, par vous ou par un autre client, disparaît de son choix
- La visite enregistrée d'elle-même - Un bouton crée l'intervention au planning ; une fois terminée, elle enregistre la visite sur le contrat
- La facture déjà remplie - « Facturer cette visite » reprend le client, la prestation, le prix et le taux du contrat, jamais au-dessus du prix signé, et la carte du contrat liste ses factures
- Un gros parc qui reste lisible - Recherche tolérante (client, équipement, ville, téléphone) et filtre de statut sur toutes les listes, affichées par vingt ; à la voix, « les entretiens de Martin » ouvre la liste déjà filtrée
- Rien ne part tout seul - Vos clients ne reçoivent aucun message automatique : chaque envoi part de vous
📄 Les documents de la visite, prêts à signer
- Le contrat d'entretien - Pré-rempli depuis le contrat et votre profil : parties, équipement, périodicité, prestations comprises ou non, prix et TVA, durée, reconduction tacite, signatures. Avec un particulier, il ajoute votre médiateur de la consommation, les articles L215-1 à L215-3 et L241-3 du code de la consommation reproduits en annexe si le contrat se reconduit tacitement, et le formulaire de rétractation. Entre professionnels, il porte les pénalités de retard
- Le courrier de reconduction - Chaque année, le récapitulatif du lundi rappelle le courrier dû au particulier avant la date limite de non-reconduction, et ChantierFlow l'édite
- L'attestation d'entretien - Quatre régimes : chaudière de 4 à 400 kW, pompe à chaleur ou climatisation de 4 à 70 kW, poêle ou insert à bois ou granulés, et ramonage, chacun avec sa référence réglementaire et son délai de remise. Les caractéristiques de l'appareil se lisent sur une photo de sa plaque signalétique, à cocher avant d'être reprises, puis sont mémorisées sur le contrat : vous ne les ressaisissez pas l'année suivante
- Le carnet d'entretien - Toutes les visites d'un appareil, retracées dans un PDF
ChantierFlow met en page et pré-remplit ce qu'il connaît ; les points contrôlés, les mesures et les conseils restent les vôtres, et c'est vous qui signez.
❄️ Pompes à chaleur et climatisations : les fluides frigorigènes
Depuis le contrat d'une pompe à chaleur ou d'une climatisation, la fiche d'intervention se remplit sur le formulaire Cerfa 15497 officiel, prête à signer. Le registre réunit les fiches de l'année (recherche, filtres par mois, fluide ou fuite, export des Cerfa en ZIP), suit chaque fuite jusqu'au contrôle de la réparation, date le prochain contrôle d'étanchéité d'après le fluide et sa charge, et prépare le bilan annuel à transmettre à votre organisme agréé avant le 31 janvier, dans les rubriques de la déclaration, en export CSV. Fluide, charge, marque, modèle et numéro de série se lisent sur une photo de la plaque signalétique, à vérifier avant de les reprendre.
Les échéances de votre entreprise suivent le même chemin : attestation de capacité, contrôle annuel du détecteur de fuites et des équipements de mesure, déclaration annuelle des fluides vous sont rappelés 60 jours avant, sur votre page du jour et dans le récapitulatif du lundi.
🛠️ Comment ça marche, en 4 étapes
1. Enregistrez les appareils que vous suivez
Depuis une facture existante, une intervention terminée ou l'écran des contrats : l'équipement, sa périodicité, le prix de la visite et la date de la prochaine.
2. L'échéance revient 45 jours avant
Sur votre page du jour et dans le récapitulatif du lundi. D'un geste, un message propose une date au client, ou un lien le laisse choisir parmi vos créneaux libres.
3. La visite s'inscrit au planning
Le rendez-vous rejoint votre planning, comme les autres. Une fois l'intervention terminée, la visite s'enregistre sur le contrat et la période suivante s'ouvre à compter de sa date réelle.
4. L'attestation et la facture sont prêtes
L'attestation reprend l'appareil mémorisé, la facture le prix et le taux du contrat. Vous complétez les mesures, vous relisez, vous envoyez.
✅ Inclus dans votre abonnement, sans surcoût
Les contrats d'entretien font partie de l'abonnement unique ChantierFlow à 22,50 € HT/mois tout compris, avec les devis, la facturation, le planning et l'assistant IA. Pas de module « maintenance » en option, pas de supplément par contrat ni par salarié.
Pendant l'essai gratuit (15 devis sur 3 mois, sans carte bancaire), contrats, rappels et documents sont ouverts comme pour un abonné.
❓ Questions fréquentes
Quel logiciel pour gérer ses contrats d'entretien de chaudière ou de pompe à chaleur ?
Un logiciel qui retient l'échéance de chaque visite, vous la rappelle au bon moment et produit les documents de la visite. Dans ChantierFlow, chaque contrat porte l'équipement suivi, sa périodicité et la date de la prochaine visite : elle revient 45 jours avant sur votre page du jour et dans le récapitulatif du lundi, votre client choisit son créneau en ligne, et l'attestation comme la facture de la visite sont pré-remplies. C'est inclus dans l'abonnement à 22,50 € HT par mois.
Le contrat d'entretien de chaudière est-il obligatoire ?
Non : c'est l'entretien qui est obligatoire, pas le contrat. Une chaudière de 4 à 400 kW doit être entretenue chaque année (articles R. 224-41-4 à R. 224-41-9 du code de l'environnement), et l'attestation remise dans les quinze jours qui suivent la visite ; votre client la conserve au moins deux ans. Le contrat est la manière commerciale d'organiser ces visites d'une année sur l'autre.
Tous les combien entretenir une pompe à chaleur ou une climatisation ?
Au moins tous les deux ans pour un appareil de 4 à 70 kW : la période entre deux entretiens ne peut excéder deux ans (article R. 224-44-3 du code de l'environnement), et l'attestation est remise dans les quinze jours. Selon le fluide frigorigène et sa charge, un contrôle d'étanchéité périodique peut s'y ajouter : ChantierFlow en indique la périodicité d'après le fluide et la charge.
Faut-il prévenir un client avant la reconduction de son contrat ?
Oui, s'il s'agit d'un particulier et que le contrat se reconduit tacitement. L'article L215-1 du code de la consommation impose de l'en informer par écrit au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date limite pour refuser la reconduction ; à défaut, il peut résilier gratuitement à tout moment après la reconduction. Le récapitulatif du lundi vous rappelle ce courrier, et ChantierFlow l'édite.
Mes clients reçoivent-ils des messages automatiques ?
Non. ChantierFlow prépare le message, une date proposée ou un lien pour choisir parmi vos créneaux, mais chaque envoi part de vous, par SMS, WhatsApp ou e-mail. Votre client n'est jamais relancé sans que vous l'ayez décidé.
Comment reprendre les contrats que je suis déjà ?
Depuis une facture existante : son menu propose de la mettre sous contrat d'entretien, client déjà renseigné. C'est le chemin prévu pour reprendre un parc déjà installé. Vous pouvez aussi créer un contrat depuis une intervention terminée, ou directement depuis l'écran des contrats.
Faut-il saisir à la main les caractéristiques de chaque appareil ?
Non. Depuis l'attestation d'entretien ou la fiche fluides, « Lire la plaque signalétique » lit une photo de la plaque : marque, modèle, numéro de série, puissance, combustible, fluide et charge vous sont proposés, et vous cochez ce que vous reprenez. Aucune valeur déjà saisie n'est remplacée sans votre accord. Les caractéristiques sont ensuite mémorisées sur le contrat pour la visite suivante.
Mon client doit-il créer un compte pour choisir son rendez-vous ?
Non. Vous cochez jusqu'à six créneaux libres de votre planning et lui envoyez le lien : il choisit le sien depuis son téléphone, sans compte. Le rendez-vous s'inscrit à votre planning et un e-mail vous prévient. Un créneau pris entre-temps, par vous ou par un autre client, disparaît de son choix.
✅ Essai gratuit - 15 devis sur 3 mois, contrats d'entretien ouverts dès le premier jour